Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów, każdy przedsiębiorca ma obowiązek prawny prowadzenia dokumentacji sprzedaży w postaci faktury VAT. Zasady jej wystawianie zostały natomiast określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z marca 2011 roku.
Obowiązek wystawienia faktury VAT może mieć charakter:
a) fakultatywny – wystawiana na życzenie klienta, w sytuacji gdy umowa jest realizowana dla osób fizycznych;
b) obligatoryjny – zawierana pomiędzy podatnikiem VAT a innym podmiotem gospodarczym – obowiązek wystawienia faktury;
Treść faktury VAT
Aby faktura była pełnowartościowym dokumentem księgowym niezbędne w jej budowie są:
- imiona, nazwiska, nazwy podmiotów gospodarczych, NIP stron zainteresowanych;
- oznaczenie „Faktura VAT” oraz jej numer;
- daty sprzedaży produktu lub usługi oraz podpisania dokumentu;
- precyzyjne wskazanie nazwy i ilości zakupionego dobra lub usługi;
- ceny jednostkowe netto oraz stawki VAT;
- kwotę ogółem wraz z uwzględnieniem podatku VAT;
- podpisy stron zainteresowanych;
Podatnik VAT ma 7 dni od wydania towaru lub wykonania usługi na wystawienie i doręczenie faktury.
Elektroniczna faktura VAT
W ostatnich kilku latach ogromnym zainteresowaniem cieszy się elektroniczna faktura VAT. Mimo coraz tańszych programów księgowych, schodzi na dalszy plan specjalny do wystawiania faktury VAT program. Sukcesywnie zastępuje go internetowy system księgowości, który szybko i sprawnie pobiera nasze dane z komputera, dodatkowo je zapamiętując. Jest tańszy i szybszy w obsłudze, a rejestracja trwa kilka minut i jest darmowa. Od przedsiębiorstwa zależy czy mogą sobie pozwolić na inwestycję w fachowy do wystawiania faktury VAT program, czy skorzystają z prostszego rozwiązania jakim jest internetowa rachunkowość. Należy nadmienić, że pierwszy z nich, do wystawiania faktury VAT program musi zostać obsłużony przez osobę mającą już pewne doświadczenie w rachunkowości i obsłudze tego typu programu, natomiast drugi z takich umiejętności nie wymaga, dlatego polecany jest szczególnie małym, rozwijającym się firmą.